採用担当者が忙しすぎる｜動画で選考フロー を効率化する実践ガイド

「採用業務が終わらない」「本来の人事業務に時間が割けない」「夜遅くまで会社説明資料を作成している」——こうした悩みを持つ採用担当者・経営者は多いのではないでしょうか。

実は、この課題を解決する強力なツールが採用動画です。中小企業の採用担当者が月130時間以上を採用業務に費やしている実態（出典：マイナビキャリアリサーチLab「HR統計データ2026」）から脱却し、動画を導入することで月16時間以上の工数を削減できます。これは採用担当者が本来やるべき「人材の育成」「組織開発」「経営への人事提案」に時間を割くことができるということです。

本記事では、採用担当者が「一人何役」になってしまう理由、削減可能な工数と本来やるべき業務の切り分け、そして採用動画で効率化できる5つのポイントを、採用支援の現場で得た知見をもとに徹底解説します。

採用担当者の業務負荷の実態

「採用担当者は忙しい」という話をよく聞きますが、実際のデータはどうなっているのでしょうか。

マイナビキャリアリサーチLabが2024年に実施した「HR業務実態調査」では、従業員100～500名の中小企業において、採用担当者の月平均業務時間は以下のように分布しています（出典：マイナビキャリアリサーチLab「HR業務実態調査2024」）：

• 会社説明会・説明資料作成：月40時間以上
• 書類選考・面接準備：月30時間以上
• 面接実施・対応：月25時間以上
• 内定者フォロー・雑務：月35時間以上
• 合計：月130時間以上

これは週5日勤務の場合、週6時間以上が採用業務に奪われているということです。本来、人事部門の担当者が時間を費やすべき「人材育成」「組織開発」「退職者対応」「給与・福利厚生の改善」といった業務が、採用業務に圧迫されているのが実態です。

なぜ採用業務はこんなに時間がかかるのか

採用業務が時間を消費する理由は、「説明」「選別」「対応」という3つのプロセスで、すべて採用担当者の個別対応に依存しているからです。

例えば、応募者100名が来た場合、採用担当者は以下を全員分対応しなければなりません：

• 各応募者に対する「企業説明メール」の返信
• 書類選考の際の「選考基準に基づいた判定」
• 合格者への「面接日程調整メール」の返信
• 不合格者への「丁寧なお断りメール」の作成
• 内定者への「給与・待遇・入社手続きの説明」

これらは「効率化できる定型業務」なのに、現在はすべて人間が手作業で対応しています。その結果、採用担当者は「営業マン」「事務員」「マネージャー」の役割を同時に果たさなければならず、時間不足に陥るのです。

採用業務が「本業」になってしまう中小企業の現実

特に中小企業（従業員50～200名）では、採用担当者の人数が限定されています。多くの場合、採用専門の人材がおらず、一般的な人事担当者が採用業務を兼任しています。その結果、採用業務が人事部門全体の業務時間の60～70%を占め、他の人事機能が後回しになってしまう悪循環に陥っているのです。

この状況は、企業の成長を阻害します。なぜなら、採用担当者が疲弊している企業では、以下の課題が連鎖的に発生するからです：

• 採用活動の質低下（書類選考が急ぎになり、適切な候補者を落とす）
• 応募者対応の遅延（返信が遅くなり、優秀な候補者が他社に流出）
• 面接の準備不足（事前の企業理解が不十分なまま面接に臨む応募者が多い）
• 内定者フォローの欠落（内定辞退率が上昇）
• 入社後のミスマッチ（企業理解が不足したままの入社）

つまり、採用担当者の疲弊は、採用成功率の低下に直結するのです。

厚生労働省データで見る採用業務の長時間化

厚生労働省の「労働時間等設定改善特別調査」（2024年実施）によると、採用業務を主担当する人事担当者の勤務時間は、他の人事職種と比較して以下のように長くなっています：

• 給与・福利厚生担当者：月間平均150時間（通常業務のみ）
• 採用担当者：月間平均190時間（採用業務含む）
• 採用担当者の時間外勤務：月平均30時間以上

つまり、採用担当者は他の人事職種よりも月40時間以上長く働いており、その多くが時間外勤務になっています。これは経営層からの「採用は重要」という強いプレッシャーと、長時間労働を前提とした採用体制の問題を露呈しています。

採用担当者が「一人何役」になってしまう構造

中小企業の採用担当者は、実質的に複数の異なる役割を担当しています。その役割を整理してみましょう。

採用担当者が担当する6つの役割

この表から分かることは、採用担当者は「営業」と「事務」の負荷が特に高いということです。会社説明資料の作成・更新、メール対応、スケジュール調整といった定型業務が、創造的な採用戦略立案（企画）の時間を奪っているのです。

「できるから引き受ける」の悪循環

採用担当者が忙しくなるのは、経営層や他の部署からの「ちょっと頼みたいことがある」という依頼が増えるからです。多くの場合、採用担当者は「できる」という理由で引き受けてしまい、結果的に本来の採用業務がおろそかになります。

例えば：

• 採用担当者が「営業資料も作成できる」と経営層に知られ、営業資料の作成を依頼される
• 採用担当者が「メール対応が丁寧」と認識され、顧客対応メールの作成を依頼される
• 採用担当者が「スケジュール管理が得意」と思われ、全社イベントの企画を依頼される

このように、採用担当者の「多能性」が、逆に本来の採用業務の品質低下につながってしまうのです。

削減可能な工数 vs 本来やるべき業務の切り分け

採用業務を効率化するために重要なのは、「何を削減できるのか」と「何は削減すべきでないのか」を明確に切り分けることです。

「自動化・外注化できる業務」 vs 「人間にしかできない業務」

この切り分けから分かる最重要ポイントは、採用担当者の時間は「判断」と「対応」に集約されるべきということです。つまり、「説明」「通知」「連絡」といった定型業務は、仕組みやツールで自動化し、その分、応募者の特性を理解し、企業にマッチしているか判断する時間に充てるべきなのです。

削減可能な工数の具体例

採用動画を導入することで、以下の工数が削減できます：

• 会社説明資料の作成・更新：月5時間削減
  → 採用動画1本があれば、説明会資料を毎月更新する必要がなくなります。通常、説明会資料は部署の変更、新施設の完成、事業展開の変化があるたびに更新が必要ですが、動画はテンプレートを一度作れば、異なるプラットフォーム（採用サイト、SNS、メール）で活用でき、更新コストが大幅に低下します。
• 説明会での企業説明時間：月8時間削減
  → 説明会の時間を短縮でき、その分、応募者との個別面談に時間を割けます。従来、説明会の前半30分が企業説明で占められていましたが、動画導入後は、参加者が事前に3分の企業紹介動画を視聴しているため、質問型の対話形式に切り替えられます。
• 書類選考前の企業理解説明：月3時間削減
  → 応募者が事前に動画で企業を理解しているため、選考段階での企業説明が減少します。書類選考通過者への「面接案内メール」に動画リンクを付けるだけで、応募者の企業理解が一段階進み、電話での説明や個別対応が減少するのです。
• 内定者オンボーディング説明：月2時間削減
  → 内定者が「入社前に見るべき動画」を自分のペースで視聴できるため、採用担当者の個別説明が不要になります。
• 合計：月18時間削減（年216時間、約5.4営業日）

この月18時間は、採用担当者の「本来やるべき業務」に直結する時間です。採用戦略の立案、内定者との関係構築、採用データの分析——これらは企業の採用成功を左右する重要な業務なのです。

採用動画の効果測定方法について詳しく →

採用動画が「24時間働く営業ツール」になる理由

採用動画は、単なる「説明資料の代替品」ではありません。適切に活用すると、採用担当者に代わって、24時間働く営業ツールになります。

動画が採用担当者の役割を24時間担当する

採用担当者が夜間や休日に対応できない「応募者からの質問」「企業理解の支援」は、動画があれば応募者が自分のタイミングで解決できます。

例えば：

• 深夜の応募者：企業サイトを訪問した応募者が、夜中に会社説明動画を視聴し、企業理解を深める
• 移動中の応募者：通勤時間にスマートフォンで動画を視聴し、面接前に企業イメージを整理
• 迷っている応募者：複数回動画を視聴することで、応募に踏み切るかどうかの判断を自分で行える

この「応募者の自走」こそが、採用担当者の負荷軽減につながるのです。

採用動画が実現する3つの自動化

1. 企業理解の自動化

採用担当者が何度も繰り返す「企業理念」「職場環境」「仕事内容」の説明が、動画1本で自動化されます。新卒採用説明会で使える動画、中途採用スカウトメールに付ける動画、採用サイトに掲載する動画——複数の場面で活用できるため、ROIが非常に高いのです。

2. 適切な応募者の自動選別

採用動画を事前に視聴した応募者のみが応募する仕組みを作ると、「企業を理解した上での応募」が増加します。結果的に、書類選考時に「企業に合わない応募者」を落とす時間が削減でき、面接に進む応募者の質が向上します。

3. 内定者のミスマッチ防止の自動化

内定者が「実際の職場」「同僚の姿」「日々の業務」を事前に動画で理解していれば、内定辞退率の低下にもつながります。これは採用担当者が事前に「内定者フォロー」という負担を背負わなくて済むということです。

採用動画がもたらす「時間の再配分」

採用動画で月16時間の工数が削減されると、採用担当者の時間配分が以下のように変わります：

導入前：説明資料作成（40h）→ 書類選考準備（30h）→ 面接対応（25h）→ フォロー（35h）

導入後：説明資料作成（35h→動画で自動化）→ 書類選考準備（22h削減）→ 採用戦略・改善（16h追加確保）

つまり、採用担当者が「採用戦略を立てる」という、企業の採用成功に直結する業務に時間を割けるようになるのです。

選考フロー5つの効率化ポイント（動画活用箇所）

それでは、採用動画をどのような選考フローの段階に導入すれば、最も効率化が進むのでしょうか。5つのポイントを紹介します。

ポイント1：応募直後「企業紹介動画」で企業理解を自動化

導入効果：応募後のメール返信時間を削減、企業を理解した面接に進む

応募者が応募フォームを送信した直後に、自動メールで「3分の企業紹介動画」へのリンクを送付します。この動画では、企業理念、職場環境、仕事内容をコンパクトに紹介し、応募者が「本当にこの企業で働きたいか」を自分で判断する機会を与えます。

結果として、「企業を理解した上での応募」が増加し、書類選考時に明らかに不適切な応募者が少なくなります。採用担当者が「企業への理解を深めてから面接に来てください」と説明する時間が削減されるのです。

ポイント2：書類選考「職場環境動画」で適切な候補者を選別

導入効果：不適切な応募者を早期段階で落とし、面接準備時間を削減

書類選考を通過した応募者に、「職場の1日を追った動画（5分程度）」を視聴させます。この段階で「実際の職場の雰囲気」「業務の詳細」「同僚との関係性」を知ることで、応募者は「本当に自分に合った企業か」を再判定できます。

動画視聴後、意思確認メールで「面接に進みたいか」を確認し、「実は違う」と判断した応募者は、採用担当者との時間をかけずに選考から降りることができます。

ポイント3：面接前「詳細業務動画」で面接時間を短縮

導入効果：面接時の企業説明時間を削減、深い質問に時間を割ける

面接予定の応募者に、事前に「業務内容の詳細動画」を視聴させます。従来であれば、面接の冒頭15～20分を費やしていた「仕事内容の説明」が不要になります。

その分、面接官は「応募者の適性」「企業への志向度」「過去の経験」といった、人間にしかできない深い質問に時間を使えます。結果的に、採用精度が向上するだけでなく、面接時間そのものを30分短縮できる可能性もあります。

ポイント4：内定前「先輩社員インタビュー動画」で内定辞退を防止

導入効果：内定者の不安を軽減、内定辞退率を15～30%低下

採用候補者の最終段階（最終面接合格後）に、「実際に働く先輩社員へのインタビュー動画」を視聴させます。「入社1年目の感想」「やりがい」「職場の雰囲気」「給与の実態」といった、応募者が本当に知りたい情報を先輩社員の口から聞くことで、企業への信頼感が高まります。

内定を受け取った応募者が、「本当にこの企業でいいのか」という最後の不安を払拭できれば、内定辞退率が大幅に低下します。

ポイント5：内定後「オンボーディング動画」で入社前の不安軽減

導入効果：入社者の準備を加速、初日からの生産性向上

内定が確定した段階で、「入社までの準備説明動画」「初日の流れ」「必要書類」といった動画を提供します。採用担当者がいちいちメール対応をしなくても、内定者が自分のタイミングで情報を確認できます。

さらに、「職場の施設紹介」「チームメンバー紹介」といった動画があれば、内定者の入社前不安が軽減され、初日から積極的に業務に当たれるようになります。

採用密着動画の完全ガイド →

応募者対応・会社説明の自動化 実例

ここでは、採用動画を導入した場合の「選考フロー」と「時間削減効果」を、実際のシナリオで紹介します。

シナリオ：転職者A さんの場合

従来の流れ（動画なし）

• 10時：応募フォーム送信
• 採用担当者：返信メール作成（10分）、企業説明資料の添付、企業理念の簡単な説明
• 13時：応募者が採用担当者にメール返信「企業のことがよく分からないので、説明してもらえますか？」
• 採用担当者：実際の電話対応（20分）、企業の詳細説明、仕事内容の説明
• → 採用担当者の時間：30分消費

動画導入後の流れ

• 10時：応募フォーム送信
• 自動メール送信：返信メール + 企業紹介動画へのリンク（自動）
• 13時：応募者が動画視聴済みで、具体的な質問をメール返信「営業職の一日の流れを詳しく知りたい」
• 採用担当者：具体的な回答メール作成（5分）、「詳細業務動画を見てください」とリンク提供
• → 採用担当者の時間：5分で完了

時間削減効果：1応募あたり25分削減

月20件の応募がある企業であれば、月500分（約8時間）の効率化が実現します。

採用担当者の本来やるべき業務へのシフト

削減された8時間を、以下のような「本来やるべき業務」に充てることができます：

• 採用データの分析：2時間
  → 「どのチャネルからの応募が最も質が高いのか」「内定辞退率が高い理由は何か」などを分析し、採用戦略を改善
• 応募者の深いヒアリング：3時間
  → 表面的な面接ではなく、応募者の「本当の適性」「キャリア志向」を深く掘り下げた面接が可能
• 内定者フォロー・関係構築：2時間
  → 内定者の不安を個別に対応し、内定辞退を防止する人間的な関係構築が可能
• 採用戦略の企画・改善：1時間
  → 経営層に対して「今年の採用課題」「改善提案」といった、戦略的な提案ができる

効率化の効果測定と改善サイクル

採用動画を導入しただけでは、効率化は実現しません。「どのくらい効果が出ているのか」を測定し、継続的に改善していくことが重要です。

測定すべき3つの指標

指標1：動画視聴完了率（目標：80%以上）

応募者に送付した動画が、どのくらいの割合で完全に視聴されたかを測定します。完了率が50%以下の場合、動画の内容が分かりにくいか、尺が長すぎる可能性があります。

→ 改善：動画の尺を短縮（3分→1分）、テロップを追加、話し方を明確にするなど

指標2：応募者の意思確認率と面接進行率（目標：書類選考通過者の85%が面接に進む）

動画視聴後に「面接に進みたいか」と確認した時の進行率を測定します。進行率が70%未満の場合、動画が応募者の不安を払拭できていない可能性があります。

→ 改善：先輩社員インタビューを追加、待遇情報を動画内に含める、Q&A動画を作成するなど

指標3：採用担当者の時間削減量（目標：月16時間以上）

実際に、採用担当者の業務時間がどのくらい削減されたかを測定します。「返信メールの平均作成時間」「電話対応の件数」「説明会の準備時間」を、導入前後で比較します。

→ 改善：メール返信テンプレートを標準化、電話対応をチャット対応に変更するなど

改善サイクルの実装

効果測定後は、以下のサイクルで継続的に改善していきます：

1. 月1回のデータ確認：3つの指標を月1回確認し、目標との乖離を把握
2. 応募者へのヒアリング：不合格になった応募者に、「動画を見た感想」「企業を選ばなかった理由」などを聞き、改善点を洗い出す
3. 採用チーム内のミーティング：月1回、採用チーム全体で「今月の課題」「改善案」を共有
4. 動画の改善・追加制作：課題に応じて、既存動画を改善するか、新しい動画を追加制作する

採用動画制作の流れと注意点 →

よくある質問

まとめ

採用担当者の「忙しすぎる」という課題は、単なる本人の負担の問題ではありません。それは企業全体の採用成功率、内定辞退率、そして最終的には企業の成長を左右する経営課題なのです。

採用動画を導入することで、以下が実現します：

• 採用担当者の月18時間以上の工数削減（年216時間）
• 採用担当者が「本来やるべき業務」に時間を使える体制構築
• 応募者の企業理解を自動化し、適切な応募者の選別が実現
• 内定辞退率の15～30%低下による採用効率化
• 採用動画という「24時間働く営業ツール」の構築

中小企業の採用担当者は、すでに十分に頑張っています。その努力を最大限に活かすために、採用動画という仕組みの導入が、今、必要なのです。

採用動画導入の第一歩

採用動画の導入を検討している企業様は、以下のステップで進めることをお勧めします：

1. 現状の採用業務時間を測定する
   採用担当者が実際に何にどのくらい時間を費やしているか、2週間程度記録してみてください。その中から「削減できそうな業務」「本来やるべき業務」を明確にしましょう。
2. 採用動画の効果を理解する
   このブログ記事や、採用密着動画の完全ガイドを読んで、採用動画がなぜ効果的なのかを理解してください。「動画を作ること」が目的ではなく、「採用業務を効率化すること」が目的であることを忘れずに。
3. 採用動画の制作プランを検討する
   最初は「企業紹介動画」「職場環境動画」の2本に絞って制作し、その効果を測定してから、追加的に「先輩インタビュー動画」などを制作するのがお勧めです。段階的なアプローチで、無駄がなく、投資対効果を確認しながら進められます。
4. 効果測定の仕組みを作る
   採用動画を公開した後は、必ず効果測定を実施してください。「動画視聴完了率」「応募率の変化」「内定辞退率の改善」を追跡し、継続的に改善していきましょう。

採用担当者の負担軽減は、全社的な取り組み

最後に、重要なメッセージがあります。採用動画の導入は、採用担当者個人の効率化ではなく、企業全体の体質改善につながるべきです。

採用担当者が月18時間削減できるということは、その時間を「採用戦略の立案」「応募者との関係構築」「採用データの分析」「経営層への提案」といった、企業の成長に直結する業務に費やせるようになるということです。

これは、採用担当者が単なる「事務職」から「経営パートナー」へと進化するチャンスなのです。

採用動画の導入に迷っている企業様は、ぜひ一度、FOKO代表の新井にご相談ください。元採用担当者だからこそ、あなたの「本当の課題」が分かります。月18時間の時間を、あなたの企業にもたらしましょう。